Mahnung – Was tun wenn der Kunde nicht zahlt?

Für Unternehmen und Betriebe können ausstehende Zahlungen der Kunden, je nach Höhe der Rechnungen, zu ernsten Liquiditätsschwierigkeiten führen. Um dies zu verhindern, sollten Unternehmen – sowohl bei Privat- als auch bei Firmenkunden – durch gut überlegte Maßnahmen den Kunden über den Verzug informieren.

Mitteilung über den Verzug und erste Mahnung

Wenn dem Kunden eine Rechnung mit einem Zahlungsziel geschickt wird, ist der Rechnungsbetrag zu diesem Datum fällig. Mit Ablauf des Datums befindet sich der Schuldner in aller Regel in Verzug. Falls in der Rechnung kein Zahlungsziel angegeben ist, hat ein Firmenkunde 30 Tage nach Erhalt der Rechnung Zeit, diese zu begleichen, bevor er in Verzug gerät).

Dies gilt gegenüber Privatkunden nur, wenn sie darauf in der Rechnung besonders hingewiesen worden sind. Fehlt dieser Hinweis, bedarf es einer Mahnung mit entsprechenden Angaben, um den Verzug geltend zu machen.

Ist das Zahlungsziel verstrichen und der Kunde hat nicht gezahlt, sollte zeitnah eine erste Mahnung versendet werden. Rechtliche Vorgaben für Mahnschreiben gibt es nicht. Ein erstes Mahnschreiben sollte immer höflich und freundlich Formuliert sein und folgende Punkte enthalten:
  • den genauen Namen/Firmennamen des Schuldners
  • den genauen Namen/Firmennamen des Gläubigers
  • die Höhe der ausstehenden Forderung
  • die dafür erbrachte Leistung
  • die Rechnungsnummer
  • das Rechnungsdatum
  • ggf. das gesetzte Zahlungsziel
  • eine Frist, bis wann die überfällige Zahlung erfolgen soll
Die Frist sollte dabei immer zu einem genauen Datum innerhalb der kommenden Woche festgelegt werden. Alternativ zur Mahnung kann auch eine freundliche Zahlungserinnerung versendet werden, denn rechtlich besteht zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung kein Unterschied. Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung sollte stets per Einschreiben mit Rückschein verschickt werden.

Geht nach der Mahnung keine Zahlung ein, sollte ein Unternehmen telefonisch beim Kunden nachfassen. Dabei sollte eine verbindliche Zahlungsabsprache mit dem Schuldner abgesprochen und diese schriftlich bestätigt werden. Hält sich der Schuldner nicht an diese Absprache, sollte der gerichtliche Weg eingeschlagen oder ein Inkassobüro beauftragt werden.

Nach der ersten Mahnung kann dem Kunden auch eine zweite Mahnung geschickt werden, darin sollte mitgeteilt werden, dass bei weiterer ausbleibender Zahlung ein professionelles Inkassoinstitut mit der Eintreibung der Forderung beauftragt wird. Aus rechtlicher Sicht gibt es jedoch für eine zweite Mahnung keine Notwendigkeit.

Weiteres Vorgehen nach der Mahnung

Reagiert der Kunde auf nicht auf die Mahnung(en), wird meist ein Rechtsanwalt eingeschaltet, der dem Schuldner die Sach- und Rechtslage ausführlich darlegt. Bei nachgewiesenem Verzug des Schuldners besteht zudem ein Anspruch auf die Erstattung der anwaltlichen Mahngebühren. Alternativ ist über den Einsatz eines Inkassounternehmens nachzudenken. Das Inkassounternehmen wird den Schuldner nicht nur mahnen, sondern auch telefonisch und/oder persönlich kontaktieren.. Das Inkassounternehmen überwacht zudem etwaige Ratenzahlungen auf Einhaltung und wirkt bei der Ausarbeitung von Vereinbarungen und Maßnahmen zur nachträglichen Forderungssicherung mit. Auch die Kosten für das Inkassounternehmen muss der Schuldner entsprechend der Schadensersatzregelung erstatten.

Sollte der Schuldner bis dato nicht immer nicht seiner Pflicht nachgekommen sein und den Rechnungsbetrag begleichen, bleibt in der Regel nur noch ein gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren. Wenn außergerichtliche Mahnbemühungen erfolglos geblieben sind, kann ein Mahn- oder Vollstreckungsbescheid erwirkt werden, der dem Schuldner durch das zuständige Gericht zugestellt werden. Legt der Schuldner dagegen keinen Einspruch ein, erhält der Gläubiger einen „Titel“, mit dem er eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten kann.

Hotline

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